Los sistemas de gestión permiten a una empresa, por más pequeña que sea, agilizar sus procesos, organizar su información y potenciar sus capacidades. Las PyMEs ya no compran productos empaquetados sino que, al igual que las grandes empresas, prefieren invertir en soluciones y servicios. El punto en común es que éstas soluciones son más simples de utilizar, en versiones especialmente diseñadas para éste segmento y, en consecuencia, más accesibles.
Cinco ítems para saber si su empresa necesita un sistema de gestión:
- Falta información: Contar con la información necesaria en el momento oportuno es vital para tomar decisiones acertadas.
- Datos confiables: Disponer de datos no implica necesariamente que sean confiables. A modo ilustrativo, si para su departamento de ventas, en el mes el curso, se facturaron 0, y para el departamento contable el monto fue de , los motivos de la diferencia, entre otros, pueden ser: el periodo considerado, bonificaciones, descuentos, impuestos, notas de débito y crédito, o un simple error de tipeo. Si no se cuenta con un marco de referencia claro se pueden llegar a tomar decisiones a partir de información errónea.
- Incalculables horas para preparar un informe: El tiempo dedicado a la carga de datos, elaboración de reportes de gestión y de informes, le permitiría estimar en cuanto tiempo amortizará la inversión en sistemas de gestión.
- Los puntos de control: para que los datos sean confiables, durante su generación deben existir puntos de control, sin que esto signifique más horas de trabajo. Y si la información que generan los distintos sectores no está sobre una plataforma común, se dificulta la interacción entre ellos. Por ejemplo, la dificultad de controlar la interacción de distintos sectores en una misma plataforma, puede traducirse en ineficiencias de distinto tipo (errores de entrega, facturación, quedarse sin stock, etc.), con la consiguiente disminución de la rentabilidad.
- Administración de la información: Donde se guarda la información recabada, como se almacena y con que niveles de seguridad, son aspectos que suelen pasarse desapercibidos hasta que se tiene un inconveniente. Evaluar la importancia de esta información (facturación, clientes, compras, pedidos, mailings, agendas de contactos, etc.), los recursos que demanda su administración y los riesgos existentes, le permitirán determinar la conveniencia de utilizar un sistema de gestión.
